ارتباطات درون سازمانی و رهبری: رویکرد تعاملی

علیرضا زهرایی )برگرفته از مقاله:ارتباطات درون سازمانی و رهبری: رویکرد تعاملی. یومیت آرکلان، دانشگاه جمهوریت، ترکیه)

سازمان ها نهادهای اجتماعی هستند که نقش مهمی در حفظ و تسهیل زندگی اجتماعی ایفا می نمایند. … بایستی عملکرد سالمی داشته باشد…

تعامل موفق در اهداف سازمان نقش دارد، به بهبود افراد کمک می نماید و بطورکلی سازنده است. تعاملاتی که نتایج آنها سازنده نیستند، و نه ارتقا دهنده و راهنمای زیردستان هستند، و نه اطلاعاتی را در اختیار مدیران ارشد قرار می دهند و مبتنی بر اعتماد متقابل نیستند،‌ روابطی بی هدف و بی فایده می باشند.از آنجا که کارکنان سطوح مختلفی که منابع انسانی سازمان را شکل می دهند دارای تخصص مختلفی در مفهوم خروجی سازمانی که مکمل یکدیگر است می باشند، تضمین هماهنگی میان آنها حائز اهمیت است. چیزی که این هماهنگی را بوجود می آورد، ارتباط است.ارتباط درون فردی نامیده می شود که درون یک فرد و ارتباط بین فردی روی دهد، زمانیکه میان افراد و ارتباط جمعی اتفاق می افتد زمانی که از طریق رسانه هایی مانند رادیو، تلویزیون، روزنامه، مجله، اینترنت و … که برای توده مردم در نظر گرفته شده است، روی می دهد،‌ و زمانی درون سازمانی خوانده می شود که درون یک سازمان رخ دهد.

ارتباط درون سازمانی برحسب تواناسازی ارتباط میان اعضای سازمان، به فرایند هماهنگی درون سازمان کمک می نماید؛ و اطلاعاتی راجع به فرهنگ سازمانی در ارتباط درون سازمانی نه تنها مستلزم فرایند ارتباط (افقی) است که میان کارکنان و مدیران روی می دهد بلکه در عین حال مستلزم فرایند ارتباط دو طرفه ای است که بین کارکنان و مدیران (عمودی و مورب) رخ می دهد که مدیران را ملزم می کند که بر کارکنان نفوذ داشته باشند (رو به پایین) و کارکنان به مدیران پاسخ گویند (رو به بالا. در عین حال که برخی اوقات بر اساس رویه های رسمی رخ می دهد، در مواقع دیگر ممکن است بطور غیر رسمی و خودبخود در نتیجه ی روابط شخصی اعضا اتفاق افتد. هرچقدر ارتباط درون سازمانی با ساختار سازمانی سازگاری بیشتری داشته باشد نقش های بیشتری در سازمان خواهد داشت.ازآنجا که عنصر انسانی بدون ارتباط قادر به حفظ زندگی سازمانی درون سازمان نمی باشد، شبکه و کانال های ارتباط سازمانی از طریق تحولات خودجوش شکل می گیرند و شاید پیامدهای بسیار نامطلوبی به بار آورند.

رهبری و رهبری سازمانی

 رهبری که در تمامی دوران تاریخ وجود داشته است و در اثر دگرگونی به قرن جدید تغییر چشمگیری یافته است. رهبر بعنوان فردی که سایر افراد را برمی انگیزاند تا اینکه مطابق با هدف معینی رفتار نمایند و بر آنها نفوذ دارد تعریف می شود. ویژگی های رهبر را می توان بصورت یک آگاهی برتر، توانایی انجام تجزیه و تحلیل ها و ترکیب ها و توانایی ابراز ایده ها به نحو مناسب، پشتکار، ایجاد انگیزه، توانایی نظارت و رسیدگی، حصول اطمینان از مشارکت اعضا، تسهیل سازگاری اعضا، تعیین اهداف مطابق با شرایط موجود، دارا بودن دوراندیشی و روشن بینی، انجام تلاش های فراوان برای اتخاذ تصمیمات صحیح، خیال پرداز یا بیش از حد بدبین نبودن، ایجاد روابط مناسب میان شرایط فعلی و امکانات بالقوه موجود، تعیین هدف مشخص و قابل قبول، دارا بودن زمان منطقی، انعطاف پذیر و مطلوب، توانایی طراحی برنامه ای متوازن همسو با قدرت سازمان، داشتن مهارت های بین فردی، ارزیابی صحیح افراد و رویدادها، رک بودن، ابتکار عمل داشتن، اعتمادبه نفس الهام بخش، دارا بودن مهارت های بلاغی، بلوغ عاطفی، دارا بودن قاطعیت و اعتماد بنفس و توانایی انجام وظایف فهرست نمود

ترکیبات متنوعی از این ویژگی های ایده آل دارای این قابلیت هستند که تأثیرات متفاوتی بر ساختارهای گروهی مختلف داشته باشند رهبر در رأس گروه باید دارای ویژگی های رهبری باشد که با نیازها و انتظارات آن گروه تناسب داشته باشند. در این شرایط، از نظر سازمان، رهبری ممکن است بعنوان هنر ایجاد انگیزه، نفوذ و هدایت اعضا در تحقق اهداف سازمان تعریف شود.

ارتباط درون سازمانی و رهبری

 ارتباط درون سازمانی و رهبری که بر منابع انسانی سازمان و کارکنان بعنوان مؤلفه های کلیدی کارایی و اثربخشی سازمانی تمرکز دارند، در این شرایط ضروری هستند. این دو مفهوم کلیدی که چنین ارزشی برای سازمان ها در بر دارند، پدیده هایی هستند که دارای تأثیر متقابل بر همدیگر بوده و عوامل تعیین کننده ی اساسی در موفقیت یا شکست یکدیگر بحساب می آیند. بنابراین، مشخص کردن اینکه ارتباط درون سازمانی و رهبری که در تعامل مداوم هستند، در چه شرایطی، در چه مسیری، زمینه ها و سطوحی بر یکدیگر تأثیر می گذارند، ضروری است.

تأثیر رهبر بر ارتباط درون سازمانی

 ازآنجا که رهبران تصمیم گیرندگان نهایی درون سازمان به شمار می آیند، نوع رهبری که اتخاذ می کنند و فرضیات اساسی آنها درمورد ارتباطات داخلی سازمان و رویکردها، خود را به صور مختلفی آشکار خواهند داد و به طرق مختلفی در سیستم ارتباط داخلی سازمان نفوذ می کنند.   تنها فردی است که تعیین می کند که سازمان چه نوع ارتباط درون سازمانی اتخاذ خواهد کرد، چه اهدافی خواهد داشت، این ارتباط به چه صورت هایی روی خواهد داد، چه شبکه های درون سازمانی را بر اساس نقاط قوت و ضعف اتخاذ خواهد کرد، در نتیجه، چه وسایل و روش های ارتباط درون سازمانی را در چه شرایطی و برای چه مقاصدی مورد استفاده قرار خواهد داد و در آخر نوع و میزان مشکلاتی که در ارتباط درون سازمانی ممکن است مواجه گردد.  رهبر است که مشخص می کند که سیستم ارتباطی ایجاد شده دارای چه نوع شخصیتی باشد: محافظه کار، خودکامه، نوآور، دموکراتیک و ….

تأثیر ارتباط درون سازمانی بر رهبر

 یکی از عوامل تعیین کننده اساسی در موفقیت سازمانی، ارتباط سازمانی است که توان بالقوه موجود سازمان را قادر می سازد که به کارامدترین شیوه مورد استفاده قرار گیرد.

در واقع، ارتباط درون سازمانی مهمترین ابزار مدیریت سازمانی است و در انجام وظایف برنامه ریزی، هماهنگی، تصمیم گیری، انگیزش و کنترل نقش مؤثری ایفا می کند. همچنین در بسیاری زمینه ها نظیر اثربخشی سازمانی، بهره وری، انسجام، هماهنگی، جو و جامعه پذیری سازمان و … امر ناگزیری به شمار می آید. ارتباط سازمانی تسهیم جوهره و روح سازمان را امکانپذیر می نماید. از طریق آن ارزش های اصلی سازمان به اعضای تمامی سطوح انتقال می یابد. تصمیمات در سطوح بالاتر اتخاذ می شوند و سفارشات و دستورات ابلاغ می شوند. بازخورد نیز به شکل خواهش ها، شکایات، تقاضاها و گزارشات اعضای سطح پایین تر فراهم می گردد. این ارتباط درون سازمانی است که هماهنگی میان واحدها و میان کارکنانی که درون واحدها کار می کنند را امکانپذیر می نماید. به اعضا در شناخت واحدهای خود، سایر کارکنان در واحدهای مربوط به خود و سایر واحدها و کارکنان آنها کمک می نماید. درنتیجه، ازآنجاکه اعضا همدیگر و ویژگی های متفاوت خود را می شناسند، احتمال بروز تعارض درون و میان واحدها کاهش می یابد. آنها به احتمال بیشتری برای هماهنگی اهداف سازمانی گرد هم می آیند. این امر به نوبه خود سازمان ها و رهبران موفقی را بوجود می آورد که در رأس سازمان قرار دارند و موفقیت معمولا به آنها نسبت داده می شود.

اینکه رهبر در رأس سازمان چگونه توسط اعضا دیده می شود و از نگرش ها و قضاوت هایی که اعضا راجع به رهبر دارند، اگاهی می یابد به موجب ارتباطات درون سازمانی است. رهبر با تجربه ی حاصل از استفاده ی مؤثر کانال های درون سازمانی با درنظر گرفتن اینکه بر حسب زمان، مکان، شکل و … چه بگوید یا چه نگوید، قادر به تعیین مناسب ترین و مؤثرترین سبک رفتاری خواهد بود.در نتیجه، ارتباط درون سازمانی برای سازمان و موفقیت آن از اهمیت حیاتی برخوردار است، برای رهبر که در رأس سازمان قرار گرفته است نیز حائز اهمیت است.

نکاتی که رهبر بایستی در ارتباط درون سازمانی مدنظر داشته باشد

  1. فرایند ارتباط درون سازمانی
  2. اهداف ارتباط درون سازمانی
  3. انواع ارتباط درون سازمانی
  4. مدیریت شایعات بی اساس درون سازمان
  5. شبکه های ارتباط درون سازمانی
  6. وسایل و روش های ارتباط درون سازمانی
  7. مسائل مرتبط با ارتباط درون سازمانی

نتیجه گیری

 ارتباطات و رهبری در زندگی سازمانی و اجتماعی حائز اهمیت هستند. رهبر و سیستم ارتباطی که متناسب با ساختار سازمانی هستند، در دستیابی به موفقیت سازمان در زمینه ای که فعالیت دارد، دارای تأثیر مثبتی هستند؛ همچنین، رهبر و سیستم ارتباطی که دارای ویژگی هایی هستند که در تقابل کامل با الزامات ساختار سازمانی می باشند، آسیب جبران ناپذیری به آن سازمان خواهند رساند.

نکته ی مهم دیگری که بایستی در نظر داشت این است که رهبر در رأس سازمان و ارتباط درون سازمانی از خیلی جهات بطور مثبت یا منفی بر یکدیگر تأثیر می گذارند. برای ارتباط درون سازمانی دارا بودن عملکردی سالم بر حسب فرایندها، اشکال وقوع، اهداف، شبکه های ارتباطی و وسایل و روش های ارتباطی، و آشکارسازی توان بالقوه موجود آنها مطابق با اهداف سازمانی، رهبری دارای اهمیت کلیدی است. از طرفی دیگر، ارتباط درون سازمانی در موفقیت رهبر، پذیرش وی توسط سازمان، دارا بودن اختیارات مشروع بر کارکنان، دستیابی به اهداف و حفظ رهبری خود، نقش تعیین کننده ای بر عهده دارد. درصورتیکه تعامل مثبت باشد، درنتیجه رهبر، سیستم ارنباط داخلی و خود سازمان به نحو مطلوبی از این وضعیت سود می جویند؛ از طرفی دیگر، یک تعامل منفی از بسیاری جهات آسیب غیرقابل برگشتی به رهبر، سیستم ارتباطی و در نهایت خود سازمان می رساند.

نکته ای که در اینجا بایستی درنظر گرفت این است که سازمان و ساختار سازمانی بایستی به نحو مناسبی مورد بررسی قرار گیرند و بهترین سبک رهبری متناسب با این ساختار سازمانی اتخاذ گردد. رهبر باید بداند که چه فرایند ارتباط سازمانی برای چه اهدافی پیاده سازی شود تا اینکه به هماهنگی و اثربخشی سازمانی دست یابد، کانال های ارتباط درون سازمانی، شبکه های ارتباط درون سازمانی و ابزارها و روش های ارتباطی که در ارتباط درون سازمانی مورد استفاده قرار می گیرند، دارای چه ویژگی هایی هستند و کدامیک از آنها در چه موقعیت هایی بر دیگری اولویت دارد. اگر رهبر جوهره و ماهیت ارتباط درون سازمانی را درک نماید و درخصوص این مسائل تصمیمات درستی را اتخاذ نماید، بازتاب های مثبتی از این موضوع را در شرایط آینده و موقعیت رهبری خود خواهد یافت.


دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *